Istotą procesu rekrutacyjnego jest dobieranie kandydatów do pracy posiadających pożądane przez pracodawcę kompetencje i cechy. Jednym z wymogów prawidłowo przeprowadzonej rekrutacji jest zgromadzenie optymalnej ilości odpowiednich kandydatów.

Nie może to być liczba zbyt duża, gdyż wtedy cykl rekrutacji i selekcji staje się zbyt skomplikowany, kosztowny i czasochłonny . Zbyt małe zainteresowanie wolnym stanowiskiem również nie jest korzystne, ponieważ nie daje pracodawcy komfortu wyboru możliwie najlepszego kandydata.